Реєстрація нового документа із файлу (з комп'ютера)

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Робота з документами >

Реєстрація нового документа із файлу (з комп'ютера)

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

 

Реєстрація нового документа із файлу (з комп’ютера) – операція, яка призначена для реєстрації нового документа у поточній системі на основі файлу DOCX, XLSX, PDF, XML, DBF, TXT, PNG, JPEG, ZIP, DOC, XLS, RTF, який зберігається на диску комп'ютера.

Щоб зареєструвати новий документ із файлу, який зберігається на диску комп'ютера, виконайте наступні дії:

1.Виберіть будь-який пункт панелі навігації із п. 3 Формування стандартних списків документів (крім пункту [Теги]).
2.Натисніть кнопку [Створити] (1), яка розташована у правому верхньому кутку робочої області, та зі списку виберіть пункт Документ з файлу (2).

_img80

Відображення кнопки Створити у робочій області

В результаті відображається форма Додавання документа (DOCX, XLSX, PDF, XML, DBF, TXT, PNG, JPEG, ZIP, DOC, XLS, RTF).

_img81

Форма Додавання документа (DOCX, XLSX, PDF, XML, DBF, TXT, PNG, JPEG, ZIP, DOC, XLS, RTF)

3.Переконайтеся, що перемикач встановлено у положенні Файл з комп'ютера.
4.У полі Файл документа натисніть кнопку [Обрати файл] та у вікні Open (Открыть) виберіть файл документа (підтримуються тільки файли *.docx, *.xlsx, *.pdf, *.xml, *.dbf, *.txt, *.png, *.jpeg, *.zip, *.doc, *.xls, *.rtf).

_img82

Вікно Open (Открыть)

В результаті вікно Open (Открыть) закривається, а у полях Файл документа та Назва документа відображається повна назва вибраного документа.

5.При необхідності відредагуйте назву документа у полі Назва документа.
6.У полі Вид документа виберіть зі списку вид документа (наприклад, Акт, Заява, Договір, Додаткова угода, тощо).

_img4

Будь-який документ, що реєструється у системі, належить або до односторонніх документів (Рахунок, Заява, Лист, Довідка, Довіреність), або до двосторонніх документів (Акт, Договір, Додаткова угода, Додаток до договору, Видаткова накладна, Листок опитування, Акт звіряння).

В результаті у нижній частині вікна Додавання документа DOCX, XLSX, PDF відображаються додаткові поля для заповнення.

Перелік полів, які відображаються у нижній частині вікна Додавання документа DOCX, XLSX, PDF, залежить від вибраного виду документа (односторонній чи двосторонній), а також від кількості зареєстрованих політик підписання для вибраного виду документа (див. п. 7 поточного алгоритму).

_img83

Форма реєстрації одностороннього документа виду Заява

_img84

Форма реєстрації двостороннього документа виду Додаток до договору

7.При наявності, у полі Політика підписання виберіть зі списку необхідну політику підпису.

_img85

Відображення поля Політика підписання при реєстрації нового документа

_img4

Поле Політика підписання відображається лише в тому випадку, якщо для вибраного виду документа існує більше однієї політики підпису. При цьому, якщо поле Політика підписання відображається, то воно є обов’язковим для заповнення.

Якщо ж для вибраного виду документа існує лише одна політика підпису, то вона застосовується автоматично при реєстрації документа та поле Політика підписання не відображається.

8.Вкажіть інформацію у блоці підписантів Підписанти, який відображається у нижній частині форми додавання документа (після вибору виду документа у полі Вид документа).

В залежності від того, який вид документа (односторонній чи двосторонній) вибрано у полі Вид документа, у формі реєстрації нового документа змінюється перелік та кількість полів підписантів. А саме:

8.1.Якщо в полі Вид документа вибрано вид, який відноситься до односторонніх документів (наприклад, Заява, Лист тощо), то у рядку Автор/Заявник блоку підписантів автоматично заповнюються поля даними поточного користувача системи. При цьому для редагування доступне лише останнє поле, в якому необхідно зі списку вибрати Печатка обов’язкова або Печатка відсутня.

_img86

Відображення блоку підписантів в односторонньому документі

_img4

Якщо у полі Вид документа вибрано односторонній документ виду Рахунок, то у блоці підписантів відображається рядок Виконавець (замість рядка Автор/Заявник), який автоматично заповнюються даними поточного користувача системи.

8.2.Якщо в полі Вид документа вибрано вид документа, який відноситься до двосторонніх документів (наприклад, Акт, Договір тощо), то у блоці підписантів відображаються поля Виконавець та Замовник.

_img4

Якщо у полі Вид документа вибрано двосторонній вид документа Акт звіряння, то у блоці підписантів відображаються рядки Сторона 1 та Сторона 2 (замість рядків Виконавець та Замовник).

Якщо у полі Вид документа вибрано двосторонній вид документа Листок опитування, то у блоці підписантів відображаються рядки Ініціатор та Учасник (замість рядків Виконавець та Замовник).

_img87

Відображення блоку підписантів у двосторонньому документі

Далі вкажіть відповідну інформацію у полях рядку Виконавець (або Сторона 1, або Ініціатор) блоку підписантів. А саме:

8.2.1. У першому полі рядку Виконавець (або Сторона 1, або Ініціатор) виберіть зі списку одне з наступних значень: Назва поточної організації, Юридична особа, Фізична особа або Фізична особа-підприємець.
8.2.2.У середньому полі, відповідно до вибраного значення у першому полі рядку Виконавець (або Сторона 1, або Ініціатор), вкажіть код ЄДРПОУ організації (8 цифр), код ІПН фізичної особи (10 цифр), код ДРФО фізичної особи-підприємця або паспортні дані фізичної особи чи фізичної особи-підприємця (2 прописних літери та 6 цифр).

_img4

Серія та номер паспорта особи вказується у полі рядку Виконавець (або Сторона 1, або Ініціатор) в тому випадку, якщо відповідна особа через свої релігійні переконання офіційно відмовилася від прийняття реєстраційного номера ІПН.

8.2.3.В останньому полі зі списку виберіть одне з наступних значень: Печатка обов’язкова або Печатка відсутня.

Далі вкажіть відповідну інформацію у полях рядку Замовник (або Сторона 2, або Учасник) блоку підписантів. А саме:

8.2.4.У першому полі рядку Замовник (або Сторона 2, або Учасник) виберіть зі списку одне з наступних значень: Назва поточної організації, Юридична особа, Фізична особа або Фізична особа-підприємець.
8.2.5.У середньому полі, відповідно до вибраного значення у першому полі рядку Замовник (або Сторона 2, або Учасник), вкажіть код ЄДРПОУ організації (8 цифр), код ІПН фізичної особи (10 цифр), код ДРФО фізичної особи-підприємця або паспортні дані фізичної особи чи фізичної особи-підприємця (2 прописних літери та 6 цифр).

_img4

Серія та номер паспорта особи вказується у полі рядку Замовник (або Сторона 2, або Учасник) в тому випадку, якщо відповідна особа через свої релігійні переконання офіційно відмовилася від прийняття реєстраційного номера ІПН.

8.2.6.В останньому полі зі списку виберіть одне з наступних значень: Печатка обов’язкова або Печатка відсутня.
9.Для надання доступу контрагенту для перегляду одностороннього документа виконайте наступні дії:
9.1.Встановіть мітку у полі Надати доступ контрагенту для перегляду документа або переконайтеся, що мітка в поточному полі вже встановлена.

_img4

Поле Надати доступ контрагенту для перегляду документа відображається лише в тому випадку, якщо попередньо в полі Вид документа було вибрано один з наступних видів одностороннього документа: Рахунок, Заява, Лист, Довідка або Довіреність.

При реєстрації двостороннього документа поле Надати доступ контрагенту для перегляду документа не відображається. В даному випадку, доступ до поточного документа на перегляд та підпис має друга сторона із підписантів (блок Підписанти).

Якщо мітка в полі Надати доступ контрагенту для перегляду документа встановлена, то під поточним полем відображається блок з полями Контрагент, ЄДРПОУ/ДРФО, ІПН.

_img4

При реєстрації нового документа виду Рахунок в полі Надати доступ контрагенту для перегляду документа встановлена мітка за замовчуванням та дане поле заблоковане для редагування. Це означає, що поля даного блоку являються обов’язковими для заповнення при реєстрації документа виду Рахунок.

_img88

Блок надання доступу контрагенту для перегляду документа

_img4

При реєстрації одностороннього документа в Програмі реалізована можливість додавання лише одного контрагента, якому надається право доступу на перегляд поточного документа.

9.2.У полі Контрагент виберіть зі списку тип контрагента, для якого налаштовується доступ до документа: Фізична особа, Організація/ФОП.
9.3.Заповніть поля ЄДРПОУ/ДРФО та/або ІПН. А саме:
9.3.1.Якщо в полі Контрагент вибрано значення Фізична особа, то в полі ІПН вкажіть індивідуальний податковий номер контрагента.

При цьому доступ до документа для перегляду отримає фізична особа з вказаним ІПН.

9.3.2.Якщо в полі Контрагент вибрано значення Організація/ФОП, то в полі ЄДРПОУ/ДРФО вкажіть або код ЄДРПОУ організації (8 цифр), або код ДРФО контрагента (10 цифр) або паспортні дані контрагента (2 прописних літери та 6 цифр).

_img4

Якщо в полі ЄДРПОУ/ДРФО вказати код ЄДРПОУ, то доступ до документа отримають всі співробітники організації із вказаним ЄДРПОУ.

Якщо в полі ЄДРПОУ/ДРФО вказати код ДРФО, то доступ до документа отримає фізична особа-підприємець із вказаним ДРФО.

 

_img4

Серія та номер паспорта контрагента вказується у полі ЄДРПОУ/ДРФО в тому випадку, якщо контрагент через свої релігійні переконання офіційно відмовився від прийняття реєстраційного номера ІПН.

10.Якщо необхідно вказати додаткові атрибути документа (Номер та Дату документа, Номер та Дату договору, Суму без ПДВ, Суму ПДВ, Суму з ПДВ), то встановіть мітку у полі Документ має додаткові атрибути (розташоване у нижній частині форми реєстрації документа).

_img4

Поле Документ має додаткові атрибути відображається лише при реєстрації документів виду Акт, Договір, Додаткова угода, Додаток до договору, Рахунок, Видаткова накладна.

В результаті, у нижній частині форми реєстрації документа відображається блок Додаткові атрибути документа з відповідними полями для вводу даних.

_img89

Блок додаткових атрибутів документа

Заповніть поля у блоці Додаткові атрибути документа:

10.1.У полі № документа (не обов’язкове для заповнення) вкажіть номер документа.
10.2.У полі Дата документа (не обов’язкове для заповнення) вкажіть дату документа.
10.3.У полі № договору (не обов’язкове для заповнення) вкажіть номер договору.
10.4.У полі Дата договору (не обов’язкове для заповнення) вкажіть дату договору.
10.5.У полі Сума без ПДВ (не обов’язкове для заповнення) вкажіть суму без ПДВ.
10.6.У полі Сума ПДВ (не обов’язкове для заповнення) вкажіть суму ПДВ.
10.7.У полі Сума з ПДВ (не обов’язкове для заповнення) вкажіть суму з ПДВ.

_img4

Якщо в полях Сума без ПДВ, Сума ПДВ та/або Сума з ПДВ необхідно вказати суму з копійками, то кількість копійок вказується через знак «.» (крапку). Наприклад, у полі Сума без ПДВ може бути вказана сума «4260.90».

11.Якщо поточний документ необхідно погодити перед його підписом, то виконайте наступні дії:
11.1.Встановіть мітку в полі Потребує погодження перед підписанням. В результаті, у нижній частині поточної форми відображається поле Співробітники.

_img4

Якщо в полі Потребує погодження перед підписанням встановлена мітка, то обов'язково у полі Співробітники необхідно вибрати хоча б одного співробітника для погодження документа.

_img90

Відображення поля Співробітники блоку Потребує погодження перед підписанням

11.2.У полі Співробітники зі списку виберіть одного або декількох співробітників власної організації, які повинні погодити поточний документ. А саме:
11.2.1.Для цього встановіть курсор мишки у полі Співробітники. В результаті відображається список співробітників власної організації.

_img91

Вибір одного співробітника зі списку поля Співробітники

11.2.2.У списку співробітників за допомогою мишки виберіть необхідного співробітника для погодження поточного документа.
11.2.3.При необхідності, виберіть зі списку поля Співробітники наступного співробітника. Для цього встановіть курсор мишки у полі Співробітники під вже вибраним співробітником.

_img92

Вибір наступного співробітника зі списку поля Співробітники

В результаті відображається список співробітників власної організації.

11.2.4.У списку співробітників за допомогою мишки виберіть наступного співробітника для погодження поточного документа.
11.2.5.При необхідності, у полі Співробітники вкажіть наступного співробітника для погодження поточного документа перед підписанням. Для цього виконайте аналогічні дії, описані у п.п. 11.2.3-11.2.4 поточного алгоритму.

При виборі у полі Співробітники другого та більше співробітників у поточному блоці Потребує погодження перед підписанням відображається поле Шлях погодження.

_img93

Вибір шляху погодження документа вибраними співробітниками

11.2.6.У полі Шлях погодження зі списку виберіть одне з наступних значень: Паралельно або Послідовно.

При виборі значення Паралельно поточний документ буде одночасно доступний усім вибраним співробітникам для погодження перед підписанням. При цьому, поточний документ після його реєстрації відображається у стандартному спискуОчікують погодження мною в кабінеті системи кожного вибраного співробітника.

При виборі значення Послідовно поточний документ буде доступний по черзі, зазначеній у полі Співробітники, усім вибраним співробітникам для погодження перед підписанням. При цьому, поточний документ після його реєстрації відображається у стандартному списку Очікують погодження мною в кабінеті системи кожного вибраного співробітника по черзі погодження.

12.Натисніть кнопку [Зберегти].

В результаті форма Додавання документа DOCX, XLSX, PDF, XML, DBF, TXT, PNG, JPEG, ZIP, DOC, XLS, RTF закривається, та в системі відбувається реєстрація нового документа.

Щойно зареєстрований документ, в якому під час реєстрації не було заповнено блок Потребує погодження перед підписанням, відображається у списку Очікують підпис моєї організації блоку Вихідні документи панелі навігації.

Щойно зареєстрований документ, в якому під час реєстрації було заповнено блок Потребує погодження перед підписанням, відображається у списку Очікують погодження блоку Вихідні документи панелі навігації для всіх співробітників поточної організації. При цьому, для користувача, який був вказаний у якості співробітника для погодження документа (у блоці Потребує погодження перед підписанням) щойно зареєстрований документ відображається також у списку Очікують погодження мною блоку Вихідні документи.