Робота з документами > Надання доступу до документа на перегляд

Підписанти документа автоматично отримують доступ на перегляд та підписання документа. Операція Надання доступу до документа на перегляд призначена для надання доступу на перегляд документа будь-якому іншому контрагенту.

_img17

Операція Надання доступу до документа на перегляд доступна лише для односторонніх документів (Заява, Рахунок, Лист або Довідка). При цьому, для будь-якого одностороннього документа в Програмі може бути вказаний лише один контрагент для перегляду документа.

Для двосторонніх документів (Договір, Акт, Додаток до договору, тощо) не існує можливості виконати операцію Надання доступу до документа на перегляд.

Щоб надати доступ до документа для його перегляду виконайте наступні дії:

1.	Виконайте попередній пошук одностороннього документа, доступ до якого необхідно надати (п. Пошук документів у списку, п. Розширений пошук документів).

2.	Підведіть курсор миші до відповідної плитки документа у списку документів робочої області. При цьому відповідна плитка документа виділяється блакитним кольором та в кінці плитки, у верхній її частині, відображається панель інструментів.

8_11_1

Відображення панелі інструментів

3.	На панелі інструментів плитки документа натисніть кнопку [Надати доступ].

_img17

Ініціювати надання доступу до документа можна також зі сторінки документа. Для цього виконайте наступні дії:

1.	Відкрийте сторінку поточного документа.

2.	На панелі інструментів, що розташована праворуч у верхній частині плитки документа, натисніть кнопку [Надати доступ].

8_11_2

Відображення кнопки [Надати доступ] на сторінці документа

В результаті відображається форма Налаштування доступу до документа. Верхня частина форми Налаштування доступу до документа призначена для вводу даних про контрагента, якому надається доступ до документа.

Нижня частина форми Налаштування доступу до документа призначена для відображення списку доступу (списку контрагентів, яким надано доступ до документа). За замовчуванням, у списку доступу автоматично відображається запис контрагента, що створив поточний документ. При цьому, відповідний контрагент автоматично має право на перегляд та підпис поточного документа (значення у стовпчику Тип підпису).

_img347

Форма Налаштування доступу до документа

4.	У полі Кому надати доступ виберіть зі списку тип контрагента, для якого налаштовується доступ до документа: Фізична особа, Організація/ФОП.

5.	Заповніть поля ЄДРПОУ/ДРФО та/або ІПН. А саме:

5.1.	Якщо в полі Кому надати доступ вибрано значення Фізична особа, то в полі ІПН вкажіть індивідуальний податковий номер контрагента.

При цьому доступ до документа для перегляду отримає фізична особа з вказаним ІПН.

5.2.	Якщо в полі Кому надати доступ вибрано значення Організація/ФОП, то в полі ЄДРПОУ/ДРФО вкажіть або код ЄДРПОУ організації (8 цифр), або код ДРФО контрагента (10 цифр) або паспортні дані контрагента (2 прописних літери та 6 цифр).

_img17

Серія та номер паспорта контрагента вказується у полі ЄДРПОУ/ДРФО в тому випадку, якщо контрагент через свої релігійні переконання офіційно відмовився від прийняття реєстраційного номера ІПН.

Якщо в полі ЄДРПОУ/ДРФО вказати код ЄДРПОУ, то доступ до документа для перегляду отримають всі співробітники організації із вказаним ЄДРПОУ.

Якщо в полі ЄДРПОУ/ДРФО вказати код ДРФО або паспорті дані, то доступ до документа для перегляду отримає лише певний ФОП-контрагент (з вказаним кодом ДРФО або з вказаними паспортними даними).

Якщо контрагент з вказаним кодом ЄДРПОУ/ДРФО або ІПН не зареєстрований у системі, то відображається форма Повідомлення для контрагента для відправки повідомлення про надання доступу до документа.

_img348

Повідомлення для контрагента

6.	На формі Повідомлення для контрагента виконайте наступні дії:

6.1.	У полі Email контрагента вкажіть адресу електронної скриньки контрагента, на який буде надіслано повідомлення про надання доступу до документа.

6.2.	Натисніть кнопку [Відправити повідомлення].

Для відміни відправки повідомлення та закриття форми Повідомлення для контрагента натисніть на кнопку [Відмінити].

7.	Натисніть кнопку [Додати].

_img17

Кнопка [Додати] відображається лише в тому випадку, якщо для поточного одностороннього документа у списку доступу вказано одного контрагента з типом доступу Перегляд та підписання (а саме, значенням у стовпчику Тип доступу).

_img17

Кнопка [Додати] не відображається, якщо для поточного одностороннього документа у списку доступу вказано двох контрагентів (для одного контрагента Тип доступу – Перегляд та підписання, для другого контрагента Тип доступу - Перегляд). Тому що в Програмі для односторонніх документів дозволяється вказати лише одного контрагента для перегляду документа (з Типом доступу - Перегляд).

В цьому випадку дозволяється лише змінити контрагента для перегляду поточного документа. Для цього попередньо необхідно видалити контрагента (з Типом доступу - Перегляд) зі списку доступу.

Після цього кнопка [Додати] буде відображатися на формі Налаштування доступу до документа, тобто з’явиться можливість додати нового контрагента для перегляду поточного документа.

Якщо вказаний контрагент вже зареєстрований в системі, то у списку доступу форми Налаштування доступу до документа додається відповідний запис про контрагента, в якому вказана його назва (у колонці Назва).

_img349

Відображення інформації про зареєстрованого контрагента у списку доступу

7.1.

Якщо вказаний контрагент не зареєстрований в системі, то відображається форма Повідомлення для контрагента. В даному випадку у полі Email контрагента вкажіть адресу електронної скриньки контрагента, на який буде надіслано повідомлення про надання доступу до документа, та натисніть кнопку [Відправити повідомлення].

Для відмови виконання даної дії натисніть на кнопку [Відмінити].

_img350

Повідомлення для контрагента

При натисканні на кнопку [Відправити повідомлення] виконуються наступні дії:

✓	повідомлення про надання доступу до документа відправляється на вказану адресу електронної скриньки контрагента;

✓	форма Повідомлення для контрагента закривається;

✓	у списку доступу форми Налаштування доступу до документа додається відповідний запис про контрагента, в якому відсутня його назва (у колонці Назва).

_img351

Відображення інформації про незареєстрованого контрагента у списку доступу

8.	Натисніть кнопку [Закрити].

В результаті форма Налаштування доступу до документа закривається. При цьому в полі Контрагенти відповідної плитки документа (у списку документів в робочій області) відображається інформація про контрагента та позначка .

8_11_12

Відображення документа з доданим доступом

Якщо підвести курсор мишки до позначки у полі Контрагенти плитки документа, то відображається спливаюча підказка Ознайомлення контрагента з документом. Дана підказка інформує користувача чи був переглянутий поточний документ контрагентом.

8_11_13

Спливаюча підказка Ознайомлення контрагента з документом